Comment se préparer au « full remote » à l’horizon des futurs JO ?

À l’approche des Jeux Olympiques et Paralympiques 2024, de nombreuses entreprises se préparent déjà à s’adapter à des contraintes logistiques et opérationnelles. Comment se préparer en amont pour faire bénéficier à son entreprise de cet événement d'envergure mondiale sans en subir l’impact sur le plan organisationnel ?

Du 26 juillet au 11 août pour les JO, et du 28 août au 8 septembre pour les Jeux paralympiques l’affluence se comptera en millions de spectateurs dans pas moins de 41 sites de compétitions répartis dans diverses villes de France, de Marseille à Nice, Bordeaux et jusqu’à Villeneuve d’Ascq. Le trafic lié à l'afflux de visiteurs et les aménagements des voies de circulation risquent de complexifier les déplacements autour des sites et particulièrement en Île-de-France.

Même si cet événement exceptionnel offre une formidable opportunité de célébration, il présente des défis uniques pour les entreprises, en termes de gestion des effectifs et de maintien de la productivité qui nécessite une préparation minutieuse pour garantir une expérience harmonieuse pour tous, mais aussi prévenir retards et fatigue. En anticipant dès maintenant les défis potentiels et en mettant en place des mesures appropriées, les entreprises seront prêtes à tirer le meilleur parti de cette période unique !

Assurer la continuité d’activité en anticipant les besoins en télétravail

Pour les entreprises, anticiper la continuité de l'activité est essentiel. La mise en place d’une unité spéciale incluant des représentants de divers départements tels que les RH, la sécurité, l'environnement de travail et la cybersécurité est un préalable. Parallèlement, il est conseillé d’élaborer un plan de continuité d'activité (PCA) prenant en compte les défis potentiels liés aux transports, à l'organisation du travail et à la sécurité des systèmes d'information.

Avec une affluence massive prévue dans les villes hôtes, il est impératif d'anticiper les besoins en matière de télétravail. D’abord en identifiant les employés susceptibles de travailler à distance pendant la période des JO, puis en concevant un plan préalable afin de préparer cette transition. Il est également utile d’anticiper dès à présent les demandes de télétravail prolongé et de clarifier les règles de télétravail lors de cette période, tout en pensant à encourager l'entraide entre collaborateurs, que ce soit par le covoiturage ou l'adaptation des horaires de travail. Il est important de souligner que les entreprises dotées de chartes télétravail auront un avantage certain pour gérer cette période. Pour celles qui n’en n’ont pas encore, cette phase représente une opportunité de formaliser leur politique télétravail en adoptant de telles chartes.

Sécuriser les solutions de communication de l’entreprise

Compte tenu du nombre accru de collaborateurs qui seront amenés à travailler à distance, il est recommandé de veiller à ce que les infrastructures informatiques soient prêtes à supporter cette sur sollicitation des moyens de communication et de fournir les outils ainsi que les ressources nécessaires pour garantir une expérience de travail efficace. Le full remote exige une communication efficace et transparente afin que tous les membres de l'équipe restent connectés et informés en temps voulu.

Aussi, il sera indispensable d’installer des supports de communication robustes pour faciliter la collaboration à distance, telles que des plateformes de visioconférence, des outils de messagerie instantanée et des logiciels de gestion de projet. La réussite de ce déploiement sera par ailleurs conditionnée par la formation des employés à l'utilisation de ces outils pour s'assurer d’une communication de qualité, apte à maintenir un fort sentiment de cohésion d'équipe.

Flexibilité et pro activité !

La période des Jeux peut entraîner des perturbations importantes dans les transports en commun et la circulation routière, ce qui rendra difficile pour de nombreux employés de se rendre physiquement au bureau. En conséquence, il est crucial de mettre en place des politiques flexibles qui permettent aux employés de travailler à des horaires et des lieux plus adaptés à leurs besoins, notamment en adoptant le concept de smart working. Ainsi, il est conseillé d’encourager le télétravail lorsque cela est possible et d’offrir des options de travail flexible pour permettre aux collaborateurs de gérer au mieux leur emploi du temps pendant cette période chargée.

Les Jeux Olympiques et Paralympiques sont des événements dynamiques avec leur lot d’imprévus et il est important d'être prêt à faire preuve de souplesse et d'adaptabilité en cas de changements inopinés. L’information des dernières mises à jour concernant les JO est donc incontournable pour permettre aux entreprises d’ajuster leurs plans en conséquence. Le site anticiperlesjeux.gouv.fr fournit toutes les infos utiles pour rester au courant !

Et puis, au-delà des aspects organisationnels et logistiques les JO offrent une opportunité unique à saisir pour sensibiliser les équipes sur les sujets du sport au travail, de la santé, du handicap et de la QVT de manière générale ! Quand on sait que la qualité de vie au travail repose en grande partie sur la flexibilité des conditions de travail, pourquoi ne pas profiter de ces Jeux Olympiques pour revoir votre organisation du télétravail et labelliser vos bonnes pratiques avec le label WIWO ?