Label télétravail WIWO d’Incitu : les grandes étapes d’un audit de labellisation

Vous avez mis en place le télétravail dans votre entreprise et souhaitez faire labelliser vos bonnes pratiques sur le sujet ? Tel est l’objectif du label WIWO lancé par Incitu début 2020, quelques mois avant le début de la pandémie de COVID-19. Ce label reconnaît l’engagement de votre entreprise sur cette question et vous donne de la visibilité, permettant dans le même temps d’améliorer votre marque employeur. Découvrez les grandes étapes de notre audit de labellisation !

Étape 1 : le dépôt de votre dossier de candidature

Pour pouvoir déposer un dossier de candidature auprès d’Incitu, votre entreprise doit simplement répondre à deux conditions :

• Être une structure privée ou associative comptant a minima de 2 personnes liées entre elles par un rapport d’autorité ;
•  Avoir mis en place le télétravail depuis au moins 18 mois, ce que doit attester un document juridique, telle qu’une charte ou un accord d’entreprise.

Si votre organisation remplit ces deux conditions, il vous suffit de compléter et de renvoyer votre dossier d’éligibilité pour démarrer le processus de labellisation.

Étape 2 : l’acceptation de votre candidature et la constitution d’une équipe d’audit

Une fois votre dossier reçu et votre candidature validée, Incitu constitue une équipe d’auditrices(eurs) pluridisciplinaires chargée de définir un plan d’audit sur-mesure adapté aux spécificités de votre organisation.

Un responsable d’audit est nommé. Il pilote les opérations et joue le rôle d’interface entre l’équipe d’Incitu et votre entreprise. « Il vous présentera le déroulé et les étapes de l’audit, vous indiquera les personnes que les auditeurs interrogeront et vous demandera éventuellement de fournir des informations et éléments documentaires supplémentaires » explique Géraldine Ipavec, coach et consultante RH chez In VIVA et auditrice externe pour Incitu.

Ce responsable d’audit se tiendra à vos côtés durant tout le processus, pour vous conseiller, vous accompagner et répondre à vos questions.

Étape 3 : la revue réglementaire 

Un avocat spécialiste en droit du travail est ensuite chargé d’analyser les différents documents, tels que le DUERP, l’accord d’entreprise, ou le cas échéant, la charte télétravail. Ceci lui permet de contrôler leur conformité et de vérifier que votre entreprise respecte le cadre légal.

Lors de cette étape, les auditeurs évaluent également votre politique télétravail au travers des différents supports que vous lui adresserez (contenus pédagogiques, enquêtes, fiches RPS…). Objectif : disposer d’un état des lieux précis de votre organisation en télétravail.

Étape 4 : la phase d’audit

Incitu organise ensuite des entretiens individuels et collectifs en distanciel avec des personnes de tous niveaux hiérarchiques de votre organisation, des membres de la direction aux managers, en passant par des représentants du CSE, des IRP et du CHSCT si votre entreprise a fait appel à ces différentes parties prenantes.

Cet exercice permet d’obtenir des éléments factuels qui seront croisés avec ceux déjà recueillis par écrit et/ou fournis par votre direction, afin d’observer comment le télétravail est mis en œuvre et vécu par vos collaborateurs.

Forte de ces informations, l’équipe d’auditeurs va pouvoir évaluer vos pratiques et votre déploiement du télétravail par rapport au référentiel de labellisation WIWO développé par Incitu qui, comme le rappelle Géraldine Ipavec « est un document solide composé de 50 pages techniques et 9 engagements co-définis par une quinzaine d’experts après 1 an de travaux et d’itérations ».

Étape 5 : la réunion de clôture

L’équipe rédige ensuite un rapport d’audit reprenant ses conclusions. Il permet aux auditeurs de s’assurer que votre entreprise est bien labellisable et de faire une recommandation concernant l’attribution de l’un des 4 niveaux du label (Standard, Premium, Master ou Expert).

Ces conclusions vous seront livrées lors d’une réunion de clôture. Si elles révèlent des écarts, rassurez-vous ! Vous disposerez d’un délai de 30 jours pour apporter les correctifs nécessaires. « Il est important de rappeler qu’il s’agit d’un label de promotion et non d’une norme. Le but n’est pas de sanctionner les entreprises, mais au contraire de les encourager, de les tirer vers le haut et de récompenser leurs efforts » rassure Géraldine Ipavec.

Étape 6 : la commission de labellisation

Une fois le rapport d’audit finalisé, il est transmis à la commission de labellisation en vue de confirmer la recommandation faite par l’équipe d’auditrices.

Cette commission se compose d’un président salarié d’Incitu (Stéphane Théry, responsable du programme de labellisation) et de membres externes à Incitu disposant d’une spécialité associée au télétravail (avocats, psychologues du travail, directeurs informatiques, auditrices…). Tous ont suivi le parcours de labellisation et connaissent parfaitement la situation de votre entreprise, le référentiel et les processus d’audit.

Étape 7 : les audits de suivi et de renouvellement

Un audit de suivi a lieu 12 mois après l’obtention du label WIWO. Il permet de s’assurer que votre entreprise a maintenu ses exigences de qualité, voire, de constater qu’elle a tenu compte des recommandations faites par Incitu pour prétendre à un niveau de label plus élevé.

Si vous souhaitez prolonger votre label ou tenter de passer au palier supérieur, un audit de renouvellement est organisé 18 mois après la labellisation. « Il reprend l’historique de l’audit précédent, réévalue tous les points, planifie de nouveaux entretiens et analyse les points d’amélioration ou de dégradation » détaille Géraldine Ipavec. Là encore, notre équipe vous accompagne et vous fournit des conseils pour maintenir ou améliorer les éventuels points faibles.

Au total, le processus de labellisation proposé par Incitu dure 2 à 3 mois entre la réception du dossier de candidature et la planification des dates d’audit, jusqu’à la tenue de la commission de labellisation et la décision finale. Un délai relativement court pour le secteur !